¿Qué es un Project Management?

La gestión de proyectos o project management involucra en el proceso de planificación, organización y gestión de los recursos necesarios para lograr objetivos específicos dentro de un marco de tiempo y presupuesto establecidos.

En un sentido mucho más amplio, es un campo que abarca una amplia gama de actividades, desde definir el alcance que tendrá un proyecto hasta garantizar que se complete a tiempo y dentro del presupuesto previsto.

¿Quiénes son los responsables en el project management? 

Como principio, las organizaciones como estructuras dinámicas, están integradas por personas y dependen de estas interacciones para lograr objetivos ya sean estos lucrativos, económicos, religiosos, educativos, sociales, políticos, entre otros.

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Incluso, muchos de los objetivos personales serian imposibles de lograr sin los esfuerzos individuales y aislados. De ahí que, las organizaciones surgen, precisamente, cuando saben aprovechar la sinergia de los esfuerzos de las personas o colaboradores que trabajan en forma coordinada y conjuntamente para el logro de sus objetivos.

En este contexto, los gerentes de proyecto son responsables de una amplia gama de tareas, y será clave para liderar un equipo de alto rendimiento. Estas tareas incluyen:

Definir el alcance del proyecto 

A los fines de definir el alcance del proyecto, un ejercicio práctico tiene que ver con hacerse las siguientes interrogantes:

• ¿Cuáles son las metas del proyecto? 
• ¿Cuáles son los objetivos específicos que se deben cumplir para alcanzar las metas?

Es importante definir el alcance de un proyecto con mucho cuidado. Con el fin de mantener el avance del alcance, es decir, los limites del proyecto en tamaño y complejidad dentro de lo planeado originalmente.

Lo que quiere decir que implica identificar con claridad los objetivos del proyecto, así como el trabajo necesario que debe realizarse para lograr estos objetivos.

Establecimiento de un plan de proyecto

En este documento se describen los pasos que se deben seguir de forma detallada. Así como los recursos que se necesitarán, para completar el proyecto.

Organizar y gestionar los recursos

En esta sección se definen cuáles son los recursos que se necesitarán para completar el proyecto, tales como talento humano, equipos y materiales. Por lo tanto, esto incluye todo lo que tiene que ver con la contratación y gestión del equipo del proyecto, así como la adquisición de los materiales y equipos necesarios.

Comunicación

En un project management hay un responsable de mantener a las partes interesadas en oportuna actualización sobre el progreso del proyecto, así como abordar cualquier inquietud, ajuste o problema que se pueda presentar.

Supervisión y control el proyecto 

Como líder, no solo se debe realizar un seguimiento del progreso del proyecto, sino que además debe hacer los ajustes necesarios para garantizar que se mantenga en curso de forma efectiva.

Cierre del proyecto 

Con base en la definición de los productos o servicios tangibles que producirá el proyecto, el cierre involucra finalizar los entregables del proyecto. Del mismo modo, esta etapa exige una evaluación de los resultados obtenidos o el éxito del proyecto.

La gestión de proyectos es un campo complejo y muy desafiante, pero también es altamente gratificante. Los gerentes de proyecto juegan un papel fundamental en el éxito de cualquier proyecto.

Como líderes de equipos de alto rendimiento, pueden marcar una diferencia real en la vida profesional y personal de los equipos que lideran.

Cómo definir el alcance de un proyecto

Siendo el inicio en la planificación y gestión de proyectos, es esencial delimitar el alcance de forma correcta. Por lo que se recomienda seguir las siguientes sugerencias:

• Comenzar con una comprensión clara de las metas y objetivos del proyecto. ¿Qué se quiere lograr al completar el proyecto?
• Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Lo que facilitará la identificación de los recursos y el tiempo necesarios para completar el proyecto.
• Identificar cualquier restricción o limitación de cualquier orden que pueda afectar el proyecto, como el tiempo o el presupuesto. Es esencial considerar estas limitaciones y tenerlas en cuenta al desarrollar el plan del proyecto.
• Contar con información de todas las partes interesadas en el proyecto. Esto ayudará a garantizar que todos tengan una comprensión clara de lo que se incluye en el proyecto y lo que no.
• Revisar y actualizar la declaración del alcance según sea necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En términos sencillos, a medida que avanza el proyecto, puede ser necesario ajustar el enunciado del alcance para reflejar los cambios en las metas, objetivos o limitaciones del proyecto.

Sin duda, tomarse el tiempo para definir cuidadosamente el alcance de un proyecto, permitirá garantizar que el proyecto tenga éxito. En la práctica, será de gran beneficio para alcanzar los objetivos planteados.

Beneficios de una adecuada gestión de proyectos

La planificación sin duda que aporta beneficios en el desarrollo de un project management, partiendo de una mayor eficiencia. La gestión de proyectos permite optimizar la eficiencia al garantizar que los recursos se utilicen de manera efectiva y que las tareas se completen a tiempo.

En consecuencia, se logra la reducción de los costos, dado que con la gestión de proyectos se identifican y eliminan desperdicios, así como también se negocian mejores precios en las compras de materiales y subcontratación de servicios.

Además, la gestión de proyectos permite mejorar la calidad al garantizar que se completen los entregables de acuerdo con las especificaciones y que realmente satisfagan las necesidades de las partes interesadas.

Por ende, se evidencia una mayor satisfacción del cliente. Esto debido a que la gestión de proyectos deriva en la satisfacción del cliente al garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad acordados.

El líder en la gestión de proyectos, posee una serie de habilidades y competencias en el liderazgo de equipos de alto rendimiento. En primer lugar, posee sólidas habilidades de comunicación, resolución de problemas y organización.

También debe familiarizarse y mantenerse actualizado con las metodologías y herramientas de gestión de proyectos existentes. Finalmente, debe adquirir experiencia involucrándose en la gestión de proyectos en su ambiente laboral actual o como voluntario para la ejecución de proyectos en su comunidad.

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