Cómo Diseñar una Oficina para mejorar la Productividad
El diseño de oficina debe tener un poco más de atención que otros diseños, como el de una cocina o el salón de una casa. Las oficinas son lugares en el que los empleados buscan generar proyectos exitosos para que una empresa sea rentable, para lograrlo necesitan un ambiente cómodo que les ofrezca o inspire mucha creatividad. Así que un buen diseño de oficina es muy importante, es posible decir que el éxito de la empresa puede depender de ello.
¿Qué tomar en cuenta a la hora de diseñar una oficina?
Hay varias cosas a tomar en cuenta para lograr el mejor diseño para una oficina, por lo general, se debe contratar un consultor para obtener ayuda al momento estudiar la productividad de los empleados con respecto al espacio en el que se desempeñan. También hay algunas acciones que se deben evitar.
Tomar en cuenta:
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- Contratar un consultor para hacer una evaluación apropiada del desempeño de los empleados en el espacio de trabajo.
- Hacer evaluación de la rutina diaria laboral del personal que ocupa la oficina y preguntarle a cada uno su opinión con respecto a cambios que se deben realizar en la oficina.
- Estudiar el comportamiento en los espacios de reunión cada vez que el personal se reúna en estos.
- Establecer espacios para trabajo en equipo, individual y para descansar del trabajo.
- Crear una lista de todas aquellas prioridades para el rediseño del espacio. Conocer cada una de las necesidades y problemas que hay en la oficina con respecto a su diseño.
Lo que se debe evitar:
- No crear el diseño del espacio junto a los empleados.
- Movilidad entre espacios tardía, por ejemplo, los puestos de trabajo están muy lejos de las máquinas para imprimir.
- No dejar espacios para personas con poca movilidad.
- Permitir que algunos espacios se saturen o que otros no sean muy utilizados.
Diseños de oficinas modernas
Por muchas décadas los diseños de oficina se basaban en la productividad, dejando a un lado un factor importante como lo es la creatividad. En la actualidad esto ha cambiado, ahora las oficinas no sólo son cubículos cerrados en las que cada empleado debe estar en su «mundo» intentando ser productivo, ahora las oficinas son menos individuales y tienen diseños que inspiran la creatividad.
Separaciones prácticas con archivo y paredes de cristal
Como se mencionó anteriormente, las oficinas modernas no se diseñan con la intención de crear espacios totalmente individuales. Por lo general, los diseños de este tiempo buscan establecer una mejor comunicación y relación laboral entre los empleados, por ende, se utilizan separaciones con paredes de cristal. Son diseños que brindan trasparencia y elegancia a cualquier espacio, se combinan muy bien con archivos de madera de color gris.
Oficinas open space con espacios privados adaptados
Es otro tipo de diseño que busca generar trabajo de equipo, en el que los empleados no cuentan con espacios individuales para desempeñar sus funciones. Es posible que sus escritorios se unan entre sí o simplemente compartan escritorios grandes en el que varios empleados pueden trabajar con comodidad. Claro está, que todos necesitan algo de privacidad, por eso se crean los espacios privados, que son cabinas modernas con diseños hermosos para que los empleados se alejen de la rutina laboral en cualquier momento.
Mobiliario de oficina multifuncional
Otro aspecto a tener en cuenta en las oficinas modernas es que tanto el espacio, como el mobiliario deben ser aprovechados al máximo. Por eso, en algunas oficinas se instala mobiliario multifuncional, lo que quiere decir que puede ser utilizado para presentar información audiovisual, realizar algunas funciones laborales o incluso para tomarse un descanso y tomar agua.
Materias primas eco y naturales
Otra opción agradable para diseñar estos espacios laborales es el uso de elementos naturales, tal es el caso de jardines verticales. Este concepto de lo natural genera un ambiente de paz, para los empleados será toda una experiencia, ya que estarán conectados con la naturaleza y trabajarán en un ambiente de armonía.
Iluminación natural
La iluminación es una parte importante de cualquier espacio, pero en muchas oficinas modernas se ha comenzado a dar un poco más de importancia a la luz natural. La luz del sol puede generar un mejor ambiente de trabajo, ya que brinda una sensación de un nuevo día y los empelados pueden sentirse más motivados en sus labores diarias.
Diseño de oficinas pequeñas
El espacio siempre puede ser un problema en una oficina, ya que en el mismo se utiliza mobiliario, maquinas grandes como las impresoras y elementos decorativos. Todo esto genera que un espacio sea mucho más incómodo para realizar las labores diarias. Para obtener el éxito en espacios pequeños, es importante no utilizar mobiliario poco útil e incluso intentar instalar mobiliario multifuncional.
Tips para espacios pequeños:
- No usar cortinas gruesas, permitir que la luz se apodere del espacio interior.
- Ser minimalista y no sobrecargar el espacio laboral, usar muebles pequeños que cumplan su función y sean prácticos.
- Usar colores claros, como el blanco, que brindan una sensación de amplitud a los espacios.
- Intentar además usar el mismo color en muebles y paredes, esto provocará continuidad.
- Usar objetos pequeños, como alfombras o el bote de la basura, para que el espacio se vea amplio.
- Mantener el lugar en orden y no tener a la vista objetos que no se van a utilizar al momento.
- Aprovechar cada uno de los espacios, sobre todo aquellos rincones que muchas veces no se toman en cuenta.
Diseño interior de oficinas
Hay ciertas claves que se deben tener en cuenta al momento de diseñar el espacio interior de una oficina, tal es el caso del color, iluminación, climatización, entre otras.
Color
El color es una parte importante de todo diseño, para las oficinas es recomendable el uso de colores claros, ya que estos ayudan a inspirar a los empleados. Son colores que les hacen sentir en ambiente de paz en el que pueden hacer que su creatividad salga a relucir. Los colores muy oscuros no se deben usar en estos espacios interiores.
Diseño inteligente
El diseño inteligente básicamente incorpora el uso de tecnología en sus espacios, obviamente, esta tecnología debe generar mayor productividad. Sin embargo, también algunos equipos de tecnología moderna aportan al diseño un aspecto de elegancia y versatilidad, adecuados para cualquier espacio interior en el que se busca mayor productividad.
Climatización
Toda oficina debe contar con buena climatización, la adecuada para brindar el confort que los empelados necesitan para realizar sus labores diarias. Si una oficina no tiene buena climatización, existirán muchas quejas de los empleados, además, algunos equipos tecnológicos deben estar en ambientes con temperaturas adecuadas para su durabilidad.
Iluminación
Otra clave es la iluminación, sobre todo la natural, ya que este tipo de iluminación ayuda a los empleados a tener un mejor ánimo, lo que sin duda generará un plus en sus labores rutinarias. Se recomienda utilizar ventanas amplias en varios espacios de la oficina para que los empleados estén en contacto con la luz exterior.
Decoración
Se deben utilizar elementos decorativos que no sobrecarguen el ambiente, además estos deben influir en la relajación del personal que laborará en el espacio.
Muebles
Los muebles dependen directamente del diseño que se quiere crear, ya que se pueden conseguir muebles de cristal, metal, madera, entre otros materiales. Es importante que estos muebles sean prácticos y también adecuados para el espacio en el que se colocarán.
Equipamiento ergonómico
Otra clave es tener en cuenta todos los detalles de ergonomía, para que así los empleados no vean su salud deteriorada mientras trabajan en la oficina. Hay muchos aspectos a tener en cuenta, tal es el caso de la distancia entre la mano y el ordenador para mover el mouse o el uso adecuado de sillas ergonómicas.